MANUAL DE INVENTARIOS
Introducción
El objeto del presente documento es dar
algunas pautas claves sobre la
administración y mantener actualizado los inventarios de CENTRO ABASTOS para determinar, armonizar y conjugar las
actividades y tareas que le son inherentes.
Este manual está orientado a los servidores
responsables de laAdministración y actualización de los
inventarios
El manual descrito contiene la descripción
detallada de los procedimientos utilizados a través de descripciones verbales,
lo que permite contar con una guía práctica y sencilla de las actividades
inherentes al proceso correspondiente.
OBJETIVOS
Establecer un instrumento administrativo
que permita hacer más eficiente el proceso de registro, control y toma física
de los inventarios de insumo, materia prima, producto terminado, así como la
distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que
participan en este proceso; además de
Mantener el registro y documentación
oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen.
Pasos para tener
en cuenta en El control de los inventarios
1. El control de inventarios se
llevará a cabo diariamente, con cortes mensuales al último día hábil en la empresa
CENTROABASTOS S.AS.
2. llevar un registro sistemático del movimiento de insumos y producto
terminado, ya sea manual o automatizado.
3. En los registros mensuales para efecto de cierre de inventario se
deben contemplar los registros de entradas y de salidas del día primero al día
último del mes correspondiente.
4. El último día hábil de cada mes; emitirán un informe de cierre de
inventario, sustentado con el informe el reporte de entradas y de salidas de
sus almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado.
5. Será responsabilidad del almacenista y del jefe de operaciones,
realizar el levantamiento del inventario físico de bienes (materia prima,
insumos y producto terminado) correspondiente a cada mes en curso, en el
Almacén de su adscripción conforme a este procedimiento.
6. Serán sujetos de levantamiento de inventario físico, todos los bienes
materiales que se encuentren depositados en los almacenes. Para su control se
utilizaran en tarjetas kárdex.
7. Previamente al levantamiento del Inventario de bienes de materiales
existentes en los materiales, habrá registrado los datos provenientes de todas
las “tarjetas Kárdex” existentes, consignando las existencias en el reporte de
“Inventario físico del Almacén”. Dichas tarjetas kárdex se organizarán de
manera alfabética.
8. Durante el inventario de bienes y Recursos Materiales existentes en
los almacenes se deberán: 1) Ordenar y acomodar los inventarios, 2) Elaborar
marbetes, colocarlos y realizar el primer conteo físico y, 3) Realizar el
segundo conteo físico. Al concluir el levantamiento físico, con la parte
desprendible de los marbetes colocados, deberá registrar los datos en el
formato “Inventario físico del Almacén” con la finalidad de detectar diferencias
en cantidades e importe y corregir ambos de manera oportuna. En caso de resultar
bienes sobrantes y/o faltantes, el almacenista elaborará los formatos “Relación
de bienes de consumo faltantes” y/o “Relación de bienes de consumo sobrantes” respectivos.
9. El almacenista, deberá levantar acta administrativa circunstanciada
que haga constar los resultados obtenidos en el levantamiento de inventario de
bienes de consumo, debiendo firmarla el Jefe de Operaciones y el almacenista.
El Almacenista será el responsable de levantar el acta, consignando las firmas
del jefe de planta, así como su propia firma.
10. Si efectuado el levantamiento de inventario resultaran bienes
faltantes, deben ser justificados a través de un informe o reporte del faltante.
Si efectuado el levantamiento de inventario resultaran bienes sobrantes, el
Encargado del Almacén elaborará la “Nota de Entrada” y efectuará los registros
derivados del sobrante detectado.
11. Será responsabilidad del almacenista, mantener actualizado el
inventario de bienes materiales existentes en los almacenes y verificarlo
física y documentalmente, a fin de evitar el deterioro por falta de rotación,
mal almacenamiento, separándolo aquellos productos dañados o en mal estado en
el almacén. Deberá hacerlo del conocimiento de jefe de planta y del jefe del
departamento de inventario, para su autorización de destino final conforme a la
normatividad de la empresa. Los bienes próximos a dar de baja deberán
considerarse en el Inventario Físico hasta que no se realice la
desincorporación respectiva por la unidad encargada.
13. El último día hábil de cada mes emitirán un informe de cierre de
inventario, y ser enviada una copia al analista de inventario en la gerencia de
operaciones sustentado con el informe el reporte de entradas y de salidas de sus
almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado.
14. Los informes de cierre deberán ser firmados por el Jefe de Planta y
el analista encargado de llevar el control del mismo, posteriormente este debe
ser enviado a la gerencia de operaciones con sus respectivas firmas y sellos,
para dejar constancia y avalar la información suministrada.
15. El control de inventarios se llevará a cabo en forma periódica diariamente, con cortes mensuales al último
día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos
en la empresa CENTROABASTOS
18. La documentación que quedará bajo el resguardo del almacenista de
cada planta y del departamento de inventario deberá contener lo siguiente:
Inventario físico del almacén,
con fecha al corte del inventario (original).
Tarjetas de Kárdex (original),
Ordenes de salida a producción
(copia),
Ordenes de entrega a almacén
(copia),
Ordenes de salida de almacén,
En su caso, reportes de faltantes
y/o sobrantes (originales),
Ajustes Previos a la Conciliación
(original).
Conciliación de Saldos Físico
Contables (original).
Acta de cierre mensual del
inventario físico (copia)
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES.
Existen distintas posibilidades, según las características de los
materiales que van a ser almacenados. La más empleada es la estantería, que
puede ser obtenida en variedad de tamaños: cerradas (para protección adicional,
pero con dificultades de acceso), con entrepaños para la colocación de
materiales de volumen intermedio, con vigas horizontales para paletas, con
vigas inclinadas para elementos cilíndricos, solo con laterales para perfiles y
elementos longitudinales, etc.
La ubicación física de los materiales en los almacenes debe ser
establecida de manera que permita la localización rápida y sin errores de los
materiales.
Estrategias y cajas o casilleros:
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los
procedimientos que se emplea en el almacenamiento mediante el uso de un equipo
adecuado. En algunas empresas, el almacén incluye las estanterías, los
casilleros, compartimientos, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y
chapada. Función de Recepción:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital
importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su
experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las
excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La
recepción está estrechamente ligada a la compra.
Al recibir un embarque: Se le someterá a verificación para comprobar si
está en orden y en buenas condiciones, si el contenedor está dañado o no se
recibió el número de paquetes requeridos.
De Manera Similar: El material que se recibe en una instalación de la
empresa también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial
se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
Es un hecho que el desorden en almacén o en el área de trabajo provoca
graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en
almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que
necesitamos y este pierda su vida útil.
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y
características de los materiales. Estos pueden requerir una simple estantería
hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y tecnologías
complejas. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de
los siguientes factores:
Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
Tipos de materiales que serán almacenados.
Número de artículos guardados.
Velocidad de atención necesaria.
Tipo de embalaje.
Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:
Carga unitaria:
Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes
de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para
posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una
unidad. Se usan pallets (plataformas), que es una plataforma de madera esquematizado
de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1,100mm x
1,100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de
transporte y almacenamiento.
Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
En cuanto al número de entradas en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de
materiales no requieren utilizar equipos de manejo de materiales.
Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento
de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
Otros medios de almacenamiento:
Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales
de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de
oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en
procesamiento, semi acabados pueden guardarse en cajas en las secciones
productivas pueden ser de metal, de madera o de plástico con tamaños muy
variados.
Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de
diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las
estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y
dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y
visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y
económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las
existencias no son muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y
estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras.
Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura
puede ser de madera o de acero.
Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas
para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son
apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas,
es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las
estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El
apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las
pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del
apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las
plataformas.
Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de
almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido
resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según
su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de
líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento
puede hacerse por medio de montacargas o grúas
Es muy común la utilización de técnicas
de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas,
que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los
almacenes.
Indudablemente, el acomodo de las
mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías,
facilitando su conteo y localización inmediata. El método PEPS (Primeras
Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos al
minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
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