martes, 17 de noviembre de 2015
viernes, 13 de noviembre de 2015
MANUAL DE INVENTARIOS CENTRO ABASTOS
MANUAL DE INVENTARIOS
Introducción
El objeto del presente documento es dar
algunas pautas claves sobre la
administración y mantener actualizado los inventarios de CENTRO ABASTOS para determinar, armonizar y conjugar las
actividades y tareas que le son inherentes.
Este manual está orientado a los servidores
responsables de laAdministración y actualización de los
inventarios
El manual descrito contiene la descripción
detallada de los procedimientos utilizados a través de descripciones verbales,
lo que permite contar con una guía práctica y sencilla de las actividades
inherentes al proceso correspondiente.
OBJETIVOS
Establecer un instrumento administrativo
que permita hacer más eficiente el proceso de registro, control y toma física
de los inventarios de insumo, materia prima, producto terminado, así como la
distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que
participan en este proceso; además de
Mantener el registro y documentación
oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen.
Pasos para tener
en cuenta en El control de los inventarios
1. El control de inventarios se
llevará a cabo diariamente, con cortes mensuales al último día hábil en la empresa
CENTROABASTOS S.AS.
2. llevar un registro sistemático del movimiento de insumos y producto
terminado, ya sea manual o automatizado.
3. En los registros mensuales para efecto de cierre de inventario se
deben contemplar los registros de entradas y de salidas del día primero al día
último del mes correspondiente.
4. El último día hábil de cada mes; emitirán un informe de cierre de
inventario, sustentado con el informe el reporte de entradas y de salidas de
sus almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado.
5. Será responsabilidad del almacenista y del jefe de operaciones,
realizar el levantamiento del inventario físico de bienes (materia prima,
insumos y producto terminado) correspondiente a cada mes en curso, en el
Almacén de su adscripción conforme a este procedimiento.
6. Serán sujetos de levantamiento de inventario físico, todos los bienes
materiales que se encuentren depositados en los almacenes. Para su control se
utilizaran en tarjetas kárdex.
7. Previamente al levantamiento del Inventario de bienes de materiales
existentes en los materiales, habrá registrado los datos provenientes de todas
las “tarjetas Kárdex” existentes, consignando las existencias en el reporte de
“Inventario físico del Almacén”. Dichas tarjetas kárdex se organizarán de
manera alfabética.
8. Durante el inventario de bienes y Recursos Materiales existentes en
los almacenes se deberán: 1) Ordenar y acomodar los inventarios, 2) Elaborar
marbetes, colocarlos y realizar el primer conteo físico y, 3) Realizar el
segundo conteo físico. Al concluir el levantamiento físico, con la parte
desprendible de los marbetes colocados, deberá registrar los datos en el
formato “Inventario físico del Almacén” con la finalidad de detectar diferencias
en cantidades e importe y corregir ambos de manera oportuna. En caso de resultar
bienes sobrantes y/o faltantes, el almacenista elaborará los formatos “Relación
de bienes de consumo faltantes” y/o “Relación de bienes de consumo sobrantes” respectivos.
9. El almacenista, deberá levantar acta administrativa circunstanciada
que haga constar los resultados obtenidos en el levantamiento de inventario de
bienes de consumo, debiendo firmarla el Jefe de Operaciones y el almacenista.
El Almacenista será el responsable de levantar el acta, consignando las firmas
del jefe de planta, así como su propia firma.
10. Si efectuado el levantamiento de inventario resultaran bienes
faltantes, deben ser justificados a través de un informe o reporte del faltante.
Si efectuado el levantamiento de inventario resultaran bienes sobrantes, el
Encargado del Almacén elaborará la “Nota de Entrada” y efectuará los registros
derivados del sobrante detectado.
11. Será responsabilidad del almacenista, mantener actualizado el
inventario de bienes materiales existentes en los almacenes y verificarlo
física y documentalmente, a fin de evitar el deterioro por falta de rotación,
mal almacenamiento, separándolo aquellos productos dañados o en mal estado en
el almacén. Deberá hacerlo del conocimiento de jefe de planta y del jefe del
departamento de inventario, para su autorización de destino final conforme a la
normatividad de la empresa. Los bienes próximos a dar de baja deberán
considerarse en el Inventario Físico hasta que no se realice la
desincorporación respectiva por la unidad encargada.
13. El último día hábil de cada mes emitirán un informe de cierre de
inventario, y ser enviada una copia al analista de inventario en la gerencia de
operaciones sustentado con el informe el reporte de entradas y de salidas de sus
almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado.
14. Los informes de cierre deberán ser firmados por el Jefe de Planta y
el analista encargado de llevar el control del mismo, posteriormente este debe
ser enviado a la gerencia de operaciones con sus respectivas firmas y sellos,
para dejar constancia y avalar la información suministrada.
15. El control de inventarios se llevará a cabo en forma periódica diariamente, con cortes mensuales al último
día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos
en la empresa CENTROABASTOS
18. La documentación que quedará bajo el resguardo del almacenista de
cada planta y del departamento de inventario deberá contener lo siguiente:
Inventario físico del almacén,
con fecha al corte del inventario (original).
Tarjetas de Kárdex (original),
Ordenes de salida a producción
(copia),
Ordenes de entrega a almacén
(copia),
Ordenes de salida de almacén,
En su caso, reportes de faltantes
y/o sobrantes (originales),
Ajustes Previos a la Conciliación
(original).
Conciliación de Saldos Físico
Contables (original).
Acta de cierre mensual del
inventario físico (copia)
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES.
Existen distintas posibilidades, según las características de los
materiales que van a ser almacenados. La más empleada es la estantería, que
puede ser obtenida en variedad de tamaños: cerradas (para protección adicional,
pero con dificultades de acceso), con entrepaños para la colocación de
materiales de volumen intermedio, con vigas horizontales para paletas, con
vigas inclinadas para elementos cilíndricos, solo con laterales para perfiles y
elementos longitudinales, etc.
La ubicación física de los materiales en los almacenes debe ser
establecida de manera que permita la localización rápida y sin errores de los
materiales.
Estrategias y cajas o casilleros:
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los
procedimientos que se emplea en el almacenamiento mediante el uso de un equipo
adecuado. En algunas empresas, el almacén incluye las estanterías, los
casilleros, compartimientos, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y
chapada. Función de Recepción:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital
importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su
experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las
excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La
recepción está estrechamente ligada a la compra.
Al recibir un embarque: Se le someterá a verificación para comprobar si
está en orden y en buenas condiciones, si el contenedor está dañado o no se
recibió el número de paquetes requeridos.
De Manera Similar: El material que se recibe en una instalación de la
empresa también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial
se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
Es un hecho que el desorden en almacén o en el área de trabajo provoca
graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en
almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que
necesitamos y este pierda su vida útil.
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y
características de los materiales. Estos pueden requerir una simple estantería
hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y tecnologías
complejas. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de
los siguientes factores:
Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
Tipos de materiales que serán almacenados.
Número de artículos guardados.
Velocidad de atención necesaria.
Tipo de embalaje.
Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:
Carga unitaria:
Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes
de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para
posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una
unidad. Se usan pallets (plataformas), que es una plataforma de madera esquematizado
de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1,100mm x
1,100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de
transporte y almacenamiento.
Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
En cuanto al número de entradas en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de
materiales no requieren utilizar equipos de manejo de materiales.
Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento
de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
Otros medios de almacenamiento:
Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales
de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de
oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en
procesamiento, semi acabados pueden guardarse en cajas en las secciones
productivas pueden ser de metal, de madera o de plástico con tamaños muy
variados.
Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de
diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las
estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y
dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y
visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y
económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las
existencias no son muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y
estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras.
Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura
puede ser de madera o de acero.
Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas
para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son
apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas,
es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las
estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El
apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las
pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del
apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las
plataformas.
Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de
almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido
resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según
su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de
líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento
puede hacerse por medio de montacargas o grúas
Es muy común la utilización de técnicas
de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas,
que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los
almacenes.
Indudablemente, el acomodo de las
mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías,
facilitando su conteo y localización inmediata. El método PEPS (Primeras
Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos al
minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
miércoles, 4 de noviembre de 2015
INVENTARIOS CENTROABASTOS
INVENTARIOS
VOCABULARIO DE
INVENTARIOS
Archivo:
Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,
Una institución, etc.,
producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Activos Fijos: Conjunto de bienes de una entidad o
dependencia. Su importe queda consignado en el capítulo presupuestario del
mismo nombre.
Comodato: Contrato de préstamo por el cual una de
las partes entrega gratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de
ella por cierto tiempo, y se la devuelva.
Donación: Es un acto de liberalidad, por el cual una
persona dispone gratuitamente de una cosa en favor de otra que la acepta. Es
necesaria la aceptación del donatario para la producción de efectos jurídicos o
servicios prestados al donante, siempre que no constituyan deudas exigibles.
Egreso: Los egresos son las salidas o las partidas
de descargo.
Ingreso: Registro del
bien adquirido o recibido mediante transferencia gratuita de su propiedad, en
el inventario correspondiente.
Inventario: Orden y organización del manejo interno de
los bienes y su correspondiente documentación de respaldo.
Reposición: Es la devolución de un bien desaparecido
que previamente ha sido asignado a un custodio determinado, sea, con otro de
iguales o similares características, o, con el valor del mismo que es igual al
precio especificado en los documentos de respaldo de la tenencia de dicho bien.
Registro: Refiere al asiento de una información
cualquiera y concreta.
Valoración: Proceso de asignar un valor económico a un
bien o servicio.
Control de Inventario:
El control de inventario es utilizado como herramienta para la reducción de
costos, tiene como objetivo concreto el mantener el conocimiento del volumen de
producto en stock, el volumen de abastecimiento y el volumen de producto en
rotación. Este se lleva de dos maneras: En sistema computarizado y en físico a través
de la tarjeta de estiba.
Tarjeta de Estiba (T.E): Es el soporte físico que registra la
información de los productos que componen el inventario y a la vez constituyen
un control interno, donde se registran todos los movimientos que ocurren con dicho
producto, Las Tarjetas de Estibas deben ser colocadas en un lugar visible, en
la primera estiba de cada fila de cada rubro. En la tarjeta de estiba se
registran los datos generales o permanentes y los datos de movimiento del
producto.
Áreas Operativas: Son todas aquellas dependencias que se
encuentran bajo la gerencia del encargado de cada planta.
Control de Inventarios: Proceso sistematizado y organizado que se
realiza a todos y cada uno de los insumos que se encuentran en las plantas,
bien sea entradas, salidas y consumo de los mismos, para lograr un eficiente
manejo de los recursos
Insumos: Material utilizado como base para los
procesos productivos de las plantas.
Inventario Diario: es el reporte de entradas, salidas y
consumos de insumos que se genera día a día dentro
Inventario Mensual: es el reporte de entradas, salidas y
consumos de insumos que se genera al final de mes dentro
Pruebas Selectivas de Inventario: Es el inventario que se realiza física y presencialmente
en las plantas, de manera imprevista y eventualmente para corroborar que la
información reportada sea veraz.
Requisición: Acción que se realiza para adquirir algún
insumo para las plantas, cuando éste se amerite.
Verificación: Demostrar que es verdadero o auténtico
algo de lo que se duda o que es necesario probar.
CONCEPTO DE INVENTARIOS
Es el conjunto de bienes propiedad de una
empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo
estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes
y vendidos como tales.
INVENTARIO PERIÓDICO E
INVENTARIO PERMANENTE
Con el fin de registrar y controlar los
inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y
existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor
se adapte a su necesidad. Los sistemas más utilizados son:
Sistema de Inventario Periódico.
Sistema de Inventario Permanente.
SISTEMA DE INVENTARIO
PERIÓDICO: Mediante
este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de
mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el
cual puede denominarse:
INVENTARIO INICIAL: es la relación detallada y minuciosa de
las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades,
después de hacer un conteo físico.
INVENTARIO FINAL: es la relación de existencias al finalizar
un período contable.
SISTEMA DE INVENTARIO
PERMANENTE: mediante
este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en
cualquier momento, sin necesidad de realizar inventario físico.
La empresa que usa este método, requiere un
fichero o auxiliar de mercancías denominado KARDEX, en el cual se registra cada
artículo como subcuenta de la cuenta de mercancías, por este motivo este
sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado
manualmente por las empresas que tienen una variedad de mercancías.
Las empresas obligadas a presentar su
declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán
utilizar el sistema de inventario permanente.
REGISTRO DE ENTRADAS Y
SALIDAS DE MERCANCÍAS EN EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO:
Cuando se utiliza este sistema, la cuenta
mercancías no Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el ejercicio; los
registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas Compras y
Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo las
devoluciones, rebajas y descuentos, se registran en las cuentas Devoluciones,
Rebajas y Descuentos en compras, o en ventas.
REGISTRO DE ENTRADAS Y
SALIDAS DE MERCANCIAS EN EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE.
En este sistema se registran al costo, en
la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, todas las operaciones de
compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas. Así:
Compras: la adquisición de mercancías se contabiliza con un débito
en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa y un crédito en Bancos o
Proveedores, según el caso.
Ejemplo: Sistecom Ltda: gran
contribuyente, compra mercancías al contado por $670.000; IVA 16% retención en
la fuente 3% paga con cheque. Vendedor régimen común.
FUNCIONES DEL AUXILIAR
DE INVENTARIOS
El auxiliar de inventarios es aquella
persona que auxilia o colabora directamente con el departamento de inventarios.
·
Captura de datos
·
Recibir, entregar llevar un control de materiales
·
Control de inventarios
·
Captura o elaboración de facturas y control de gastos
·
Formatos
·
Dar seguimientos a compras, importación, exportación, entradas y salidas
de materiales
·
Atención a personal
·
Archivo
·
Conocimiento de Microsoft Excel
·
Efectuar requisiciones de material
·
Control y relación de requisiciones
·
Atención a proveedores
·
Registrar y detectar anomalías en los materiales y reportarlos al
proveedor
·
Apoyar para la elaboración de vales, etiquetas y marbetes para la
identificación de materiales, equipos, herramienta y otros bienes
·
Apoyar la identificación, ubicación y revisión del estado físico de los
recursos materiales o activo fijo, conforme a los sistemas de trabajo de su
área de adscripción.
TECNICAS Y METODOS DE
CONTEO
Se utilizan varios métodos para determinar
las cantidades físicas de un inventario que generalmente necesitan de un equipo
de trabajo para hacer más exacto y confiable el conteo.
INVENTARIO LÓGICO: Es el sistema de información de las
cantidades que existen en el sistema físico. Es el resultado de la diferencia
sucesiva de las entradas y salidas. Este inventario hace una suposición de lo
que debe haber.
INVENTARIO FIISICO: Son las unidades que se encuentran
físicamente. En el inventario físico dice en realidad la cantidad de unidades
que hay.
INVENTARIO REAL: Se entiende el conteo físico, palpable
De los artículos que existen en el almacén,
independientemente del registro teórico de la existencia del sistema.
Método PEPS: Primera en entrar, primera en salir.
Es conocido como fijo, esta basado en la presunción de que la primera mercancía
adquirida es la primera mercancía que se vende.
Método UEPS: Ultimo en entrar, primeras en salir. Es uno de los métodos más interesantes en la valuación del inventario. El flujo de costos puede ser más significativo que el flujo físico de las mercancías.
CONSISTENCIA EN LA
VALUACIÓN DEL INVENTARIO
El principio de consistencia es uno de los
conceptos básicos que subyacen en la elaboración de los estados financieros
confiables. Este principio significa que una vez una compañía haya adoptado un
método contable particular, debe seguir usándolo constantemente más que
cambiarlo año tras año.
TIPOS DE INVENTARIOS.
Inventarios o Stocks son la cantidad de
bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia en un momento
determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa.
Los inventarios de acuerdo a las
características físicas de los objetos a contar, pueden ser de los siguientes
tipos:
Inventarios de materia semielaborada o
productos en proceso:
Como su propio nombre lo indica, son aquellos materiales
que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que
todavía no son aptos para la venta. Ejemplo: Ensambladora de vehículos tiene
como inventario asientos de cuero.
Como su propio nombre lo indica, son aquellos materiales
que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que
todavía no son aptos para la venta. Ejemplo: Ensambladora de vehículos tiene
como inventario asientos de cuero.
INVENTARIO EN TRANSITO:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los canales que conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los canales que conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.
INVENTARIOS DE
MATERIALES PARA SOPORTE DE LAS OPERACIONES, O PIEZAS Y REPUESTOS:
Son los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, etc.
Son los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, etc.
INVENTARIO EN CONSIGNACIÓN:
Son aquellos artículos que se entregan para ser vendidos o consumidos en el proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el proveedor.
Son aquellos artículos que se entregan para ser vendidos o consumidos en el proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el proveedor.
SIGNIFICADO ECONÓMICO DE
LOS INVENTARIOS.
La gestión de inventarios implica dos
costos básicos:
Costos de penalización
por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas
por inexistencia del producto, produce problemas de pérdida de imagen en la
empresa.
Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital
inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos
CONTROL Y MANEJO DE
INVENTARIO
Inventarios. Los costos de acumulación de
inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversión de una
empresa, por ejemplo:
MÁXIMOS Y MÍNIMOS (artículos tipo C).
Consiste en establecer niveles máximos y
mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión de sus niveles. El
inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o se pide la
diferencia entre el máximo y la existencia total (cantidad existente más
cantidad en tránsito). Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de
las fechas de revisión cuando por una demanda anormalmente alta la existencia
llegue al punto mínimo antes de la revisión. En sistemas automatizados estas
fechas no se preestablecen, sino que se calculan los puntos de revisión y el
sistema avisa cual es el mejor momento de efectuar la compra y la cantidad a
solicitar.
El ejemplo que dimos anteriormente, es el
más básico en el modelo de demanda independiente, pero para su más eficaz
aplicación debe tenerse en cuenta una variable conocida como existencia de
seguridad o "colchón", la cual será igual al punto mínimo de
inventario.
FORMULAS MATEMÁTICAS.
Pp = Punto de pedido
Tr = Tiempo de reposición de inventario (en
días)
Cp = Consumo promedio (diario)
CM = Consumo máximo (diario)
Cm = Consumo mínimo (diario)
EM = Existencia máxima
Em = Existencia mínima (o de seguridad)
CP = Cantidad de pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em ;
EM = CM x Tr + Em ; Em = Cm x Tr
CP = EM – E
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Son los documentos que se requieren para el
momento de la compra de una empresa, ya sea para el uso de esta o para la
comercialización de los productos.
REQUISICIÓN Es un formato para solicitar un material o servicio
COTIZACIÓN
Tipo de documento, de carácter
eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio,
generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para
consideraciones de carácter presupuestario.
ORDEN DE COMPRA
La orden de compra es un
documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica
cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.REMISION
Es un documento que normalmente se adjunta
a un material que se va a entregar. Usualmente tiene aspecto de factura y en él
se describen la relación de los materiales o servicios que se van a entregar o
a efectuar. Sirve como un comprobante de la recepción de los dichos materiales o servicios. En ocasiones ya
incluye el importe y un pagaré, así como los datos de facturación y de la
dirección y persona donde se recibirán.
¿CUÁLES SON LAS
FUNCIONES DE LOS CÓDIGOS DE BARRAS?
El código de barras
estándar se compone de 12 dígitos bajo una serie de líneas negras gruesas y
finas. Cada día, nos encontramos con códigos de barras, ya sea en la parte
posterior de un libro o en un envoltorio de un producto en la tienda de
comestibles. Los códigos de barras realizan varias funciones importantes
incluyendo comunicar la información de los productos, la venta y el envío de
información de seguimiento a un equipo o a la caja registradora. Aunque ciertos
códigos de barras, como el número de ISBN de un libro, pueden variar en
longitud, todos ellos tienen la misma finalidad básica.
Identificar el país y el fabricante
La primera pieza de
información que comunica un código de barras es el país donde se fabricó el
producto. Normalmente los dos primeros números en un código de barras muestran
este mensaje, aunque algunos países tienen códigos de tres dígitos. Algunos
ejemplos incluyen los números 00 a 13, que representan diferentes partes de
Estados Unidos y Canadá. Alemania es un ejemplo de un país que utiliza códigos
de barras de tres dígitos, en este caso desde 400 a 440. A continuación, el
código de barras comunica el fabricante. Los cuatro dígitos siguientes en un
código de barras (después del código de país de dos dígitos) representan el
fabricante, mientras que los países con códigos de tres dígitos utilizan sólo
tres dígitos para representar el fabricante. De esta forma, quien analiza el
código de barras puede realizar un seguimiento de dónde vino el artículo y
quién lo fabricó. El código de barras también permite a la empresa ver dónde
están sus productos.
Identificación del producto y seguimiento
Los seis últimos dígitos
en el código de barras comunican qué producto es. Cada elemento producido
obtiene un código de barras único e incluso diferentes tamaños del mismo
artículo tienen un código único, según More Than You Think.com. La
identificación del producto tiene dos propósitos principales. Una empresa puede
realizar un seguimiento de la cantidad que vende de un producto y realizar un
seguimiento de la subida y caída en la popularidad de sus artículos. Esto
permite a la empresa mantenerse al día de la cantidad que ha hecho en ventas y
determinar los productos que necesitan aumentar la producción. El código de
barras permite también a las tiendas fijarse en los clientes rápidamente. El
código de barras de exploración coloca toda la información en la registradora
computarizada y marca el precio. Con un análisis y apretando un botón, la
transacción está completa. Las tiendas también pueden utilizar los códigos de
barras para realizar un seguimiento de inventario y asegurarse de que todos los
artículos se contabilizan. Los códigos de barras incluso funcionan para eventos
especiales. Los poseedores de billetes pueden acceder simplemente presentando
sus boletos en la entrada, donde un trabajador puede comprobarlos
Comunicación de computadora:
Las líneas que componen
el código de barras fueron creadas para permitir la comunicación con un
ordenador. Cuando un escáner pasa sobre el código de barras, interpreta las
líneas negras como información. El ordenador puede transmitir esta información
en una pantalla y también puede almacenar la información de seguimiento. Los
números impresos se encuentran debajo del código de barras para permitir que la
información se introduzca manualmente en un motor de búsqueda o en un equipo.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de
un código de barras?
Los códigos de barras se
componen de barras y espacios que varían en anchura. Las barras y espacios
corresponden a los números y letras que representan los datos descriptivos. Los
escáneres escanear el código de barras para encontrar la descripción
correspondiente del artículo, incluyendo la marca y modelo de un artículo y su
precio. Muchas tiendas y negocios comúnmente utilizan esta tecnología para el
inventario de existencias. También se usa para escanear cuando un cliente quiere
comprar. Hay ventajas y desventajas en cuanto al uso de la tecnología de código
de barras.
Tiempo
En un abrir y cerrar de
ojos, un código de barras escaneado al instante muestra el nombre del producto,
el tipo de producto y precio. Los códigos de barras también tienen un número de
12 cifras que cuando se ingresan también dan la misma información. Sin embargo,
si el cajero tiene una larga lista de clientes impacientes, ingresar los
detalles del producto de cada artículo lleva mucho tiempo, especialmente en las
tiendas de comestibles, donde cada cliente suele comprar varios artículos.
Aunque los códigos de barras son una gran ventaja cuando se trata de tiempo, también puede ser una desventaja si el código de barras en el
producto no se corresponde con el producto adecuado o el escáner de código de
barras no está funcionando.
Inventario
El inventario es un gran
componente de los negocios de bienes y servicios. Hacer un seguimiento de
inventario puede ser una tarea tediosa, lenta y difícil de hacer sin un escáner
de código de barras. Con esto, los propietarios de tiendas sólo tienen que escanear
el código de barras de los artículos y realizan un seguimiento del inventario
de la tienda de esa manera. Cuando un individuo compra un elemento, el escáner
transmite esta información a la computadora y calcula sobre el inventario de
capital a través de la tecnología informática. La principal desventaja aquí es que si el cajero ve una serie de
elementos que se ven o parecen iguales y escanea un artículo varias veces para
ahorrar tiempo. Cada elemento y tipo de artículo tiene un código de barras
único y deben ser escaneados por separado. Como resultado, esto podría afectar
el inventario.
Etiquetas
Las etiquetas facilitan
a los escáneres de códigos de barras y computadoras para reconocer el producto
y el nombre del proveedor. Pero cuando una etiqueta se daña o es inexistente,
plantea problemas. Las etiquetas dañadas hacen
que sea difícil para el cajero escanearlas. Incluso el número de 12 dígitos en
la etiqueta puede estar dañado hasta el punto en que no es legible. Cuando esto ocurre, el proceso de pago se
retrasa significativamente, mientras que el mismo producto se busca y se trae a
la cajera para que lo escanee. Además, algunos productos, como frutas y
verduras en los supermercados, no tienen etiquetas, lo que potencialmente
causan retraso. Sin embargo, los cajeros suelen estar entrenados para recordar
el número de 12 dígitos correspondiente a los elementos sin etiquetas.
Costos
Si bien la tecnología de
código de barras reduce drásticamente el tiempo y la energía gastada en el
inventario y los procedimientos de pago y envío es costoso. Las empresas que
desean implementar equipos de código de barras y la tecnología tienen que
soportar los dolores del crecimiento al hacerlo. Esto incluye la capacitación
de los empleados, instalación de los equipos, impresoras costosas y el tiempo
empleado en la introducción de códigos en las etiquetas. Sin embargo, a pesar
de los inconvenientes con el arranque, los códigos de barras benefician a las
empresas en el largo plazo.
Las desventajas de los códigos de barras
Un código de barras es
un número de referencia de elementos que están a la venta, y están en etiquetas
diseñadas para ser identificables, como las de los libros de una biblioteca.
Las barras representan un código único que puede ser leído por un lector de código
de barras, o escáner, para que una base de datos computarizada de información
lo identifique el elemento. Estos códigos tienen muchas ventajas tales como la
conveniencia, la velocidad y la exactitud para los negocios y organizaciones,
pero también tienen sus desventajas.
Problemas de precios
Pueden aparecer las
discrepancias en la colocación de precios si los empleados de una tienda
olvidan ingresar el código de liquidación de un artículo. Los clientes y los
empleados deberán solucionar el problema en la caja.
Etiquetas dañadas
Los lectores de códigos
de barras no pueden leer etiquetas que estén arrugadas, sucias o manchadas.
Costo inicial
Los negocios que todavía
no tienen códigos de barras evitan implementarlos debido al costo inicial del
equipo necesario.
Entrenamiento
Otra de las desventajas
cuando se comienzan a usar los códigos debarra es el entrenamiento de los
empleados, que puede ser un problema significativo si el negocio es grande.
Requerimientos de impresión
Las impresoras de matriz
de puntos y las de chorro a tinta no pueden imprimir códigos de buena calidad.
Las desventajas de los
códigos de barras en las tiendas detallistas
Los códigos de barras
han revolucionado los negocios. Se han reducido la colocación de precios manual
de los artículos individuales de las tiendas que equivalía a millones de
horas-hombre. El uso de códigos de barras en artículos al por menor y al por
mayor también ha sido fundamental para el seguimiento de los inventarios con
mayor precisión. Su uso se ha generalizado para los compradores minoristas.
Junto con sus ventajas, también las desventajas se han vuelto evidentes. La
dependencia del uso de código de barras ha traído, por lo tanto, sus propios
problemas.
Precios centralizados
Las grandes cadenas de distribución
a menudo colocan los precios a los artículos desde una ubicación central. Dado
que cada tienda tiene, en su mayor parte, los mismos elementos de fijación de
precios, se introduce desde una misma fuente. Las tiendas de comestibles,
herramientas y de descuento puede tener los precios ya listos en los registros
antes de un artículo nuevo esté en las tiendas. Esto es conveniente, excepto
cuando se producen errores. Los errores en los precios de una fuente central pueden
afectar a todas las tiendas. Si el costo es muy bajo, una pérdida combinada de
miles de dólares puede ocurrir antes de que el error sea descubierto. Si el
precio es demasiado alto, pueden producirse conflictos con los clientes,
ralentización o detención de la rutina de flujo en un pasillo de salida y hacer
que los compradores frustrados abandonen la tienda.
Problemas de contraste
Los colores de las
etiquetas de códigos de barras deben estar correctamente contrastados con el
fin de que los escáneres puedan leerlos correctamente. Las combinaciones de
colores extraños no se registran correctamente. Idealmente, un código de barras
negro sobre un fondo blanco es lo que se busca constantemente. Las
combinaciones de colores, como un código de rojo sobre fondo gris, un rojo
sobre un rosado o un naranja sobre un fondo azul no se pueden escanear. Esto
presenta un problema para los minoristas, en particular en los lugares de las
cadenas de tiendas. En el caso de los objetos de valor que no se logran
escanear, tiene que hacerse una anulación en el registro por parte del
supervisor. Uno o dos artículos de venta ampliamente publicitados que tengan
este problema pueden causar frustración en los consumidores, largas colas y
pérdida de productividad entre los gerentes y los supervisores que deben realizan
múltiples anulaciones.
Problemas de impresión
Además de los problemas
de contraste, se pueden producir problemas de impresión en las etiquetas con
códigos de barras. Los niveles de tinta se agotan durante la impresión. Esto
produce que las barras queden descoloridas o incompletas. Los embadurnamientos
también pueden ocurrir en artículos de plástico tales como los cartones de
huevo. Asimismo, la tinta se puede correr durante o después del proceso de
impresión. Este tipo de cosas hacen que los códigos se vuelvan ilegibles y no
pueden ser leídos por los escáneres. Los números de los códigos de barras que
no se pueden leer en los envases producen frustración en los cajeros, los
clientes y los supervisores.
Mercancía de forma irregular
La ropa, las joyas y otras
mercancías tienen etiquetas de códigos de barras unidas a ellas mediante
etiquetas de plástico o cadenas. Estas etiquetas pueden ser cambiadas por los
ladrones, se pueden perder, romperse o sufrir de alguna alteración que las haga
ilegibles. Esto puede producir pérdidas de ingresos, inventarios
desequilibrados y tiempo perdido en rastrear etiquetas de mercancías similares
para escanear. En general, los códigos de barras han simplificado el proceso de
venta al por menor, pero estas ocasionales desventajas de los códigos de barras
siguen afectando a los minoristas.
Programa de Control de Stock
Control de Stock es un
programa que te permitirá tener un control completo sobre la mercadería de tu
comercio, mediante la realización de listados, controles y pedidos.
Características principales:
Entre sus funciones
principales, podrás:
Añadir y modificar
artículos
Realizar consultas de
las existencias
Controlar la entrada y
salida de mercadería
Efectuar reportes de
artículos y pedidos del día y por día
Administrar el nivel de
acceso de los usuarios
Configurar el fondo del
programa con imágenes personalizadas
Control de stock y
manejo de inventario para empresas
Inventario está diseñado
para ser lo más intuitivo posible, por lo que después de una instalación
rápida, podrá utilizar sus procesos de inventario en solo minutos.
Organice y haga un
seguimiento de su inventario fácilmente
Mantenga niveles óptimos
de inventario, con las alertas e informes
Acceso remoto al sistema
para múltiples usuarios, con la función de acceso a la nube
Se instala y ejecuta en
solo minutos
Requisitos del sistema
Funciona en Windows 7,
XP, Vista y 8
Funciona en Windows de
64 bits
Mac OS X 10.3 o superior
Pedido y recepción
Haga órdenes de compra y
envíelas electrónicamente a sus proveedores
Mantenga una base de
datos de clientes y proveedores
Establezca advertencias
de niveles de stock bajos y sepa cuando volver a hacer sus pedidos
Actualice la cantidad de
artículos cuando reciba los pedidos.
Informes de inventario
Supervise y haga
informes de promedios, costos y niveles de stock
Vea los niveles del
inventario por ubicación, categoría o total
Historial del producto
muestra cuando los artículos fueron recibidos o vendidos
Control de artículos
Importe el inventario actual
con un archivo .csv
Escanee código de barras
para añadir nuevos artículos
Añada notas, direcciones
URL y fotografías a las descripciones de los artículos
Agrupe artículos en
categorías para organizar sus existencias
Establezca unidades de
venta para artículos vendidos por peso o paquete
Se integra con otros
programas empresariales para mantener datos del inventario en todos los
aspectos de su negocio.
Administración de usuarios y ubicaciones
Transfiera existencias
entre las ubicaciones
Acceso a la web permite
que usuarios en distintas ubicaciones se conecten al sistema
Asigne diferentes
niveles de acceso para los distintos tipos de usuarios
Acceso móvil al programa
a través de la interfaz web
(ej.,
iPhone, Android)
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