CARTERA Y TESORERIA

   

Tesorería

Es el área de una empresa en la cual se organizan y gestionan todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja.

Esto incluye los cobros por actividades de la empresa, los pagos a proveedores, las gestiones bancarias y cualquier otro movimiento de la caja de una empresa. Es decir, de los movimientos de dinero que entra y sale de la empresa.

En una organización la tesorería y la contabilidad son dos áreas distintas que trabajan conjuntamente pero que no son lo mismo.

Entre las funciones de la tesorería se encuentran:

·         Gestión de los recursos monetarios de la empresa

·         Toma de medidas necesarios en caso de desviaciones

·         Diseño de políticas de cobros y pagos

·         Control del adecuado cumplimiento de previsiones de pago y cobros

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roblemas más importantes en la tesorería

Insolvencia: El no  contar  con la suficiente disponibilidad en el tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de  la empresa el incumplimiento de este objetivo puede tener   serias consecuencias, tales como el descrédito,   la   necesidad   de   acudir   a   sistemas   poco   favorables   de   financiación. Pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez.

Falta   de capital:   El no mantener un saldo de tesorería que permita a la empresa sostener  decisiones   empresariales   del   corto   mediano   y   largo   plazo,   referidos   al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la ampliación de sus mercados (lanzamiento   de   un   nuevo   producto     a   la   actualización   tecnológica   la   cual   es sumamente acelerada u otras inversiones en planta o equipos.

 Causas de las dificultades de la tesorería

.a. Defectos en la propia gestión financiera, pudiendo señalar

·         Estructuración deficiente el pasivo de la empresa, sin tomar en cuenta o no haber previsto, los cambios en la coyuntura económica global.

• Utilización de créditos de vencimiento de corto plazo para financiar inversiones de recuperación lenta.

•Insuficiencia de capital que impide una gestión financiera correcta.

•Endeudando neto permanentemente elevado motivo por el que la empresa opera siempre utilizando su crédito al máximo

 •Carecer de políticas y procedimientos financieros (créditos, cobranzas, otros)

•Acumulación  de  los   saldos   por  cobrar   a   clientes    algunos   con  recuperación dudosa, olvidando que el ciclo productivo finaliza con el cobro de las cantidades vendidas

.b. Defectos de gestión no financiera

•La acumulación de stocks de materias primas o productos terminados, bien por un defecto de gestión, al haber comprado por encima de las necesidades o por tratar de especular ante un aumento de precios.

•Alargamiento    de los  plazos    de  entrega de  la   mercadería, que  ocasiona   un incremento de los costos operativos a financiar.

•Toda medida, en general que tienda a incrementar los activos y por lo tanto las obligaciones por pagar originados por los departamentos de producción, ventas, sistemas u otros sin contar previamente con un plan financiero que los respalde.

  •Alteración de los precios de  venta o de las condiciones de cobro o de pago, sin el   conocimiento   del   responsable   financiero   en   cuya   área     va   a   recaer   en definitiva las consecuencias de estas decisiones.

•Acordar plazos de pago menores a los plazos de cobro, sin haber consultado con el área financiera, la   viabilidad de los mismos o simplemente por carecer de políticas de pago a proveedores, que las especifiquen

.c. Defectos de planteamiento general de la empresa

•El  comportamiento de los accionistas de la empresa que suelen considerar esta como   una   fuente   ingresos,   sin   contrapartida   de   aportación   o   haciéndolo   en montos insuficientes aparte de omisos a aportar su capital opuestos a que otros lo   hagan   para   no   perder   influencia   y   ávidos   de   dividendos,   dificultando   la autofinanciación

•Falta   de una política coherente y de   compromiso entre las diferentes áreas (producción,   ventas,   finanzas)     en   la   cual   cada   una   trata   de   resolver   sus problemas de manera particular.

•Es corriente que problemas financieros o proyectos de importancia se resuelvan a   nivel   de   gerencia   k   directorio,   sin   efectuar   la   consulta   al   responsable financiero suele suceder que deciden efectuar una inversión, sin haber realizado la evaluación económica financiera

•A cierto plazo o plazo desde su conformidad, en cuyo caso deberá señalarse dicha fecha de conformidad.

•A cierto plazo o plazos desde su emisión. En caso de haberse pactado el pago de la factura conformada  en armadas o cuotas la falta de pago de una o más de ellas faculta al tenedor  a dar por vencidos todos los plazos y a exigir   el   pago   del   monto     total   de   título   o   alternativamente     exigir   las   prestaciones pendientes en las fechas de vencimiento de cualquiera de las siguientes cuotas o inclusive, en la fecha de la última armada o cuota según decida libremente dicho tenedor.4. Funciones del tesorero Revisión y control de las conciliaciones bancarias El   tesorero   como   primera   función   del   día,   debe   de   revisar   la   conciliación   bancaria preparada por el cajero y de esta manera toma conocimiento de los movimientos habidos el día anterior, así como de los  saldos de apertura del día (Bancarios  contable, disponible y libros) Asimismo   controla   y   verifica,   si   las   diferentes   operaciones   comprometidas   se   han efectivizado, como:

•La compra venta de dólares, chequeando que se haya respetado el tipo de cambio acordado

•Si el banco  procedió  a abonar las letras en descuentos o la operación factoring presentadas, verificando el interés aplicado.

•Si determinados clientes cumplieron     con efectuar los depósitos ofrecidos  por el pago de sus deudas

•Si el banco nos abonó el adelanto en cuenta o pagaré ofrecido.

•Si se efectuó la transferencia vía BCR de un banco a otro a fin de  cubrir un potencial sobregiro.

•Si se efectuó la transferencia   un proveedor del exterior y si la conversión a la moneda de destino fue correcta.

•Asimismo se entera también si hubieron cheques rechazados o letras protestadas, etc.

•Como vemos son variadas las operaciones que tienen que verificarse, y sobre todo o más importante tomar acción sobre aquellas comprometidas y no realizadas. Como la autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diaria, semanal mensual y anual. El tesorero que se queda con copia de la conciliación bancaria y que es el responsable de la emisión y actualización diaria del flujo de caja debe en base a esta información, autorizar la propuesta de pago

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Documentos de soporte

La Letra De Cambio

La letra de cambio debe contener:

El nombre y el número del documento oficial de identidad de la persona a cuyo

Cargo se gira

•El nombre de la persona a quien a la orden de quien debe hacerse el pago

•El nombre el número del documento oficial de identidad y la firma de la persona que gira la letra de cambio

Presentación para la aceptación

•El   girador   puede   estipular   en   la   letra   de   cambio   que   esta   se   presente  para   su aceptación, fijando un plazo o sin esta movilidad

•Si no se consignó plazo para su presentación a la aceptación, será obligatoria si presentación para este efecto, antes de su vencimiento.

Del protesto por falta de aceptación

•El   protesto   por   falta   de   aceptación   procede   cuando   se   ha   presentado infructuosamente la letra de cambio para la aceptación, dentro de los plazos fijados para ello.

•El protesto por falta de aceptación total dispensa de la presentación para el pago u del protesto por falta de pago, asumiendo el girador la calidad de obligado principal contra quien y demás obligados procede ejercitar la acción cambiaria deriva de la letra de cambio por el sólo mérito del protesto por falta de aceptación.

Letra de cambio con cláusulas especiales

Esta es una nueva forma de letra y considera las siguientes cláusulas especiales:

·         En caso de mora, esta letra de cambio generará las tasas de interés compensatorio y moratorio más latas que la ley permita a su último tenedor.

·         El plazo de vencimiento  podrá ser prorrogado por su tenedor, por el plazo que este señale,   sin   que   sea   necesaria   la   intervención   del   obligado   principal   ni   de   los solidarios.

·         Su importe debe de ser pagado solo en la misma moneda que expresa este título valor

·         Esta letra de cambio no requiere ser protestada por falta de pago.

El Pagaré

Requisitos de un pagaré:

Debe de contener:

ü  La denominación del pagaré o vale a la orden

ü  La indicación de la fecha y lugar de expedición

ü  La promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero determinada.

ü  El nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe de hacerse el pago

ü  La indicación de vencimiento y del lugar en que ha de efectuarse el pago

ü  El nombre y firma del deudor.

•Un pagaré puede renovarse y extenderse el plazo del vencimiento en el caso de variarse la tasa o el monto del pagaré deberá emitirse uno nuevo.

•En  el   pagaré al  igual que  en   la letra  de cambio,  puede   intervenir el  aval   y también su responsabilidad es solidaria.

Pagaré con cláusulas especificas

Esta es una nueva forma de pagaré y considera las siguientes cláusulas especiales:

o   Este pagaré debe de ser pagado solo en la misma moneda que expresa este título valor.

o   A su vencimiento, podrá ser prorrogado por su tenedor,  por el plazo que este señale en este mismo  documento sin que sea necesaria intervención alguna del obligado principal ni de los solidarios.

o   Desde su último  vencimiento,  su importe total y/o cuotas generarán los intereses

o   Compensatorios más moratorios a las tasas máximas autorizadas o permitidas   su

o   Ultimo tenedor.

o   El presente pagaré no requiere ser protestado por falta de pago, procediendo su ejecución por el solo mérito de haber vencido su plazo y no haber sido prorrogado,

o   Salvo el protestado de la cuota impaga si se opta por la preclusión de plazos.

o   El importe de este pagaré   y/o de sus cuotas, según los montos y fechas que se señalan en el documento anexo adherido, conforme a ley.

o   El importe de este y/o sus cuotas, generará desde la fecha de emisión de este pagaré

o   Hasta la fecha de su respectivo vencimiento un interés compensatorio a la tasa de % por año.

o   Los pagos que corresponden, podrán ser verificados con cargo a la cuenta señalada

o   Del banco.

El Cheque

Es u instrumento privado que constituye una orden de pago sobre un banco en

La cual el girador mantiene en su cuenta corriente saldo a su favor, en un mandato de pago que sirve al girador para pagar a un tercero o a sí mismo, con los fondos disponibles que tanga en su cuenta corriente.

Contenido del cheque

•El nombre y domicilio del banco a cuyo cargo se emite el cheque

•El nombre y firma del emitente, quien la calidad de obligado principal.

Cheque post datado

Con excepción del cheque de pago diferido se considera no puesta la fecha post datada o la cláusula   que   consigne   un   plazo   para   la   negociación   o   pago   del   cheque   el   cheque   es pagadero a la vista el día de su presentación aunque tuviere fecha post datada. Cierre de cuentas corrientes por giro de cheque sin fondos

•Cuando en un periodo de seis meses, el banco girador deje constancia de la falta de pago por carecer de fondos, totales o parciales, en dos cheques.

•Cuando  en un periodo de un año el banco girado rechace por diez veces el pago de uno o más cheques por carecer de fondos totales o parciales  sea que deje o no la constancia de ello en el mismo título el rechazo de un mismo cheque se computara a razón de uno por día. Del cheque para abono en cuenta

El emitente, así como el tenedor de un cheque, pueden prohibir su pago en efectivo y por caja insertado en el titulo la cláusula “para abono  en cuenta” u otra equivalente la tarjadura de esta cláusula anula efectos cambiarios.

Del cheque garantizado

El   banco   puede   autorizar   que   se   giren   a   su   cargo   cheques   con   provisión   de   fondos garantizados   en   formatos   especiales   y   papel   de     seguridad   ,   en   los   que   se   señale expresamente:

•La denominación de “cheque garantizado”

•Cantidad  máxima por la que el cheque garantizado  puede ser emitido,  o cantidad impresa en el mismo título.

•Nombres del beneficiario, no pudiendo ser girado al portador

•Otras que el banco girado acuerde.

Del cheque de pago diferido

El  cheque  de  pago diferido  es una  orden de  pago, emitido  a cargo  de un  banco, bajo

Condiciones para su pago de que transcurra el plazo señalado en el mismo título. El que no podrá ser mayor a 30 días desde su emisión

Los bancos podrán entregar a sus clientes talonarios distintos o especiales para la emisión de cheques de pagos diferidos, pudiendo emitirse estos cheques y/o los comunes contra una misma cuenta corriente.

Tipos de Cheques

Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas rectas paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede cobrar en efectivo y solo se puede depositar en una cuenta.

Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que no tiene especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que lo tenga en su poder.

Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al cual fue hecho el cheque. Se puede endosar.

Cheque certificado: el banco certifica que el cheque tiene fondos, reservando los mismos hasta que sea cobrado.

Cheque de caja: es un cheque expedido por una institución de crédito para ser pagado en sus propias sucursales.

Cheques de viajero: son los cheques expedidos por una institución bancaria para ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del país o en el exterior.

Cheque para acreditar en cuenta: cuando un cheque tiene escrita la leyenda "para acreditar en cuenta", el mismo no podrá ser cobrado en efectivo y tendrá que ser depositado en la cuenta.

Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe cobrarlo para quien fue extendido.

Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a una fecha futura.

Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago asimilable a la entrega de dinero en efectivo

La factura

Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una trasferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

Emitir una factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

Recibo de caja menor

Es un documento de contabilidad, que utilizamos para soportar las erogaciones de dinero de nuestra caja menor cuando no existe otro soporte probatorio, o para ampliar el detalle de un determinado desembolso. Suele utilizarse como un soporte transitorio que luego será reemplazado por el tiquete o factura correspondiente o anexado al mismo.

Recibo de caja

Es un documento que se utiliza como soporte en contabilidad el cual sirve como comprobante de todos los ingresos de la empresa, especialmente por la cancelación de facturas de clientes, este ingreso puede ser en cheque, efectivo o cualquier otro.

El recibo de caja se entrega en original al cliente, se guarda una copia para el archivo consecutivo y otra se anexa al diario de contabilidad.

Éste se contabiliza como débito a la cuenta de caja y como crédito según sea el concepto del pago recibido.

Por lo general es un soporte de los abonos parciales o totales que los clientes hacen a una empresa por diversos conceptos de ventas al contado.

Debe de tener una numeración consecutiva para que pueda llevarse de forma más sencilla el control contable, además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se realizó la transacción, los conceptos desglosados por los cuales se recibe el ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el importe total de la operación

Comprobante de egreso o comprobante de pago

 

Es un documento de contabilidad, que utilizamos para soportar las erogaciones  o pagos que realiza la empresa ya sean en cheque o efectivo. Por lo general están soportados por una factura o cuenta de cobro emitida por la empresa o por terceros, por el pago o abono en cuenta.

Concepto de Comprobante de Ingreso

 

Es un documento de contabilidad, que debemos diligenciar cuando hay un ingreso en efectivo o en cheque a nuestra empresa. Es muy común anexarle el soporte del pago o consignación.

Por lo general se generan tres copias y una original, una de ellas se anexa al comprobante de contabilidad, la otra se archiva en el consecutivo y la original se le entrega al cliente, quien realizo un pago o abono por algún concepto.

Su contabilización se hace, un débito a la cuenta de bancos o de caja y un crédito a alguna cuenta o cuentas de contrapartida

¿Qué es arqueo de caja?

DEFINICIÓN DE AMORTIZACIÓN

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os activos de una empresa comienzan a perder valor a lo largo del tiempo y esa pérdida se amortiza teniendo en cuenta los años de vida del activo.

Puedes aprender más sobre  amortización, activos y depreciación en nuestra Guía para Pequeñas Empresas.

Las amortizaciones son reducciones en el valor de los activos o pasivos para reflejar en el sistema de contabilidad cambios en el precio del mercado u otras reducciones de valor.

Con las amortizaciones, los costes de hacer una inversión se dividen entre todos los años de uso de esa inversión.

Distintos conceptos de amortización

En contabilidad, se puede elegir entre dos conceptos de amortización. El primero consiste en contabilizar una reducción directa del activo y un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Por su parte, en el segundo concepto se contabiliza el mismo gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias pero en el balance de situación no se disminuye el valor del activo. En lugar de eso, se crea una partida de pasivo para realizar la disminución del capital.

Independiente del concepto, se puede usar un número de métodos para calcular el tamaño de la amortización cada año.

La amortización lineal es el método más popular y al mismo tiempo el método más simple. Con este, se reduce el valor de un activo por el mismo importe cada año.

Sistemas de amortización más común

Método lineal: Las cuotas de amortización son lineales, todos los años contables tendrás una parte X igual de la amortización.

Ejemplo: Compramos una máquina al precio de 10.000€ que se puede utilizar durante cinco años, se divide el precio de la máquina entre los años y obtenemos que la máquina pierde cada año 2.000€.

Curiosidades

Los tres factores más relevantes para un proceso de amortización son:

1) El importe del préstamo o deuda
2) El tipo de interés
3) El plazo establecido para pagar la deuda.

Ya que los tres elementos están interrelacionados, al contemplar un préstamo se debe tomar en cuenta que a mayor plazo de amortización, más intereses pagará por su deuda. Sin embargo, a mayor plazo de amortización, menor será la cuota periódica que deba asumir.

Así pues, el plazo estará determinado en gran medida por la cantidad de dinero que esté dispuesto a destinar a su deuda cada mes. También, es necesario considerar que los plazos de amortización varían de acuerdo con el tipo de interés: las operaciones con interés fijo suelen tener plazos de amortización más cortos que las de interés de tipo variable.

Tomando en cuenta los tres factores antes mencionados, las amortizaciones pueden clasificarse en:

Amortización de cuota constante o método francés:

Es la forma más frecuente de amortización de préstamos. En ella se paga siempre la misma cuota. El dinero se distribuye por periodos entre los intereses y capital amortizado. Es decir, aunque la cuota siempre es la misma, los intereses se calculan sobre el valor pendiente a amortizar; así pues, la parte de su abono que va a los intereses se va reduciendo en proporción a la amortización del capital, ya que el capital pendiente de amortización será menor. El resultado de éste sistema es que durante la primera fase, el abono va dirigido principalmente a los intereses, pero a medida que se van pagando cuotas, la parte de las mismas que corresponde a capital amortizado aumenta, lo cual deriva en una disminución gradual de los intereses.

Este tipo de amortización es más conveniente para personas con ingresos fijos, ya que si bien la cancelación del capital será significativa a partir de la mitad del plan, asegura una cuota constante durante todo el plazo que dure el préstamo.

Amortización de cuota creciente o método americano:

En esta clase de amortizaciones la cuota va aumentando con el paso del tiempo. Los primeros pagos son pequeños, lo cual resulta ventajoso para los deudores que esperan un aumento en sus ingresos, sin embargo, como consecuencia lógica, los últimos pagos serán bastante más elevados.

El tipo de amortización "americano" puede beneficiar a quienes necesiten abonar cuotas bajas durante un periodo de tiempo determinado (por tener una deuda previa próxima a ser liquidada, por ejemplo) y que puedan, posteriormente, realizar pagos más grandes.

Amortización de cuota decreciente o método alemán:

Este tipo de amortización de préstamos es contrario al americano. Su uso no es frecuente a pesar de contar con la ventaja de pagar menos intereses totales. Con este método la cantidad amortizada de la deuda es siempre la misma, de suerte que el pasivo va disminuyendo de forma acelerada mes con mes y con ella, los intereses que se generan.

Este sistema de amortización alemán es recomendable para personas con ingresos y gastos variables que en un momento dado tengan la posibilidad de realizar cancelaciones anticipadas, ya que las cuotas son decrecientes (capital fijo + interés sobre saldo).

¿Cómo utilizar la amortización a su favor?

Elegir un tipo de amortización adecuado a las necesidades individuales de cada quien ayuda a administrar mejor los recursos y a optimizar el pago de deudas. Es importante evaluar las posibilidades y consultar a un asesor financiero que ayude a decidir qué clase de amortización es la más conveniente para usted.

El tipo de amortización más conveniente dependerá de cada caso en particular. El interesado deberá evaluar sus ingresos pasados, actuales y esperados. Las entidades financieras sugieren que las cuotas mensuales no sean mayores al 40% del ingreso neto del cliente puesto que de otra forma, el pago puede verse comprometido.

Así mismo, como sucede con todos los planes a futuro, para planear el tipo de amortización más conveniente debe tener en cuenta el propósito de su deuda (si es para comprar una casa que durará muchos años, un carro, tecnología u otros).

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